Plan de acción de calidad

El plan de acción en los emprendimientos colectivos ha de incluir el modo en que la empresa emplea los recursos y herramientas para alcanzar los objetivos, y según Gananci, un plan estratégico para tu negocio, es fundamental.

Un plan de acción no es más que una serie de actuaciones que deberán de responder a las siguientes cuestiones para cada objetivo planteado:

  • ¿Qué acciones se llevarán a cabo?
  • ¿Quién llevará a cabo esas acciones?
  • ¿Cuándo tendrán lugar, durante cuánto tiempo y en qué orden?
  • ¿Qué recursos se necesitan para llevar a cabo esas acciones?

En cualquier empresa que se quiera lograr alcanzar unos resultados concretos, se hace necesario no solo organizar unos planes de acción generales, sino también otros muchos más específicos que se establezcan por departamentos como, por ejemplo, en los de gerencia, comercialización o administración financiera.

Pasos para diseñar un plan de acción

Lleva un registro de todo

A medida que elabores tu plan de acción, toma nota de todo. Quizá te sea útil tener una carpeta con diferentes secciones en la que dividas los diferentes aspectos de tu proceso de planificación. Estos son algunos ejemplos de las secciones que puedes incluir:

  • Ideas o notas variadas.
  • Horarios diarios.
  • Horarios mensuales.
  • Puntos de referencia.
  • Investigación.
  • Seguimiento.
  • Personas involucradas o contactos.

Plantea las tareas

Luego, se debe plantear los pasos a seguir o tareas de cada una de las estrategias planteadas. Las tareas deben ser lo más específicas y detalladas posibles, reflejando cada paso necesario.

¿Cuándo debe crear un plan de acción?

Idealmente, un plan de acción se debería desarrollar dentro de los primeros seis meses a un año tras el inicio de una organización.

Se desarrolla después de haber determinado la visión, la misión, los objetivos, y las estrategias del grupo.

Si pones en marcha un plan de acción cuando se está listo para comenzar a obtener hechos, esto dará como resultado un anteproyecto para poner en marcha su organización o iniciativa.

Recuerda, sin embargo, que un plan de acción es siempre un trabajo en progreso. No es algo que se pueda escribir, cerrarlo dentro de un archivo, y olvidar el asunto.

Es fundamental, mantenerlo visible en todo momento. A medida que tu organización cambie y crezca, querrás continuamente, generalmente cada mes, revisar el plan de acción para realizar los cambios convenientes y necesarios en el grupo y la comunidad.

Mantén registrado lo que se ha hecho (y en qué medida se ha hecho bien)

Guarda siempre un registro de lo que el grupo ha realizado hasta la fecha. Si el cambio comunitario (un nuevo programa o política) ha requerido un tiempo o recursos sustanciales, es también buena idea evaluar qué se ha hecho, ya sea formal o informalmente.

Debes mantener varias preguntas en mente para el grupo y para los demás:

  • ¿Se está haciendo lo que se dijo que se haría?
  • ¿Se está haciendo bien?
  • ¿Lo que se está haciendo hace avanzar la misión?

Estas preguntas se pueden dirigir informalmente (preguntar al grupo de trabajo, hablar con amigos y otras personas), así como formalmente, mediante encuestas y otros métodos de evaluación.

Decisiones Estratégicas

Las decisiones deberán tomarse “oportunamente”, pero no significa que deberán tomar sin ninguna protección que respalde a quienes se involucren en las decisiones.

Es decir, un plan óptimo deberá definir las instancias a que acudirán los tomadores de decisiones previas a las acomodaciones o adecuaciones de los planes.

Dicho de otra forma, es sumamente sano para la institución establecer instancias como pueden ser comités, asambleas o cualquier otra forma de gestión que procure tomar decisiones colegiadas que sirvan de apoyo legal a los tomadores de decisiones.

Crea un plan para afrontar ganancias o pérdidas

Si te llega pronto una mala racha y no tienes un plan, el negocio podría hundirse de repente o fracasar. Si recibes, en cambio, un éxito inesperado tus metas podrían cambiar de repente y necesitarás un nuevo plan de negocio.

Por lo tanto, deberás evaluar los riesgos de tu negocio, identificar las áreas donde algo podría salir mal y explicar qué harías en ese caso.

Actualizaciones

También deberás establecer la forma en que las actualizaciones se realizarán, producto de adecuaciones de cualquier tipo surgidos en la vida de la ejecución del plan.

Un ejecutivo o dirigente que se maneja sin un plan de acción perderá tiempo ya que necesitará examinar cada paso para descubrir si marcha en la dirección correcta.

Conoce a su autora

Edith-Gomez Edith Gómez es editora en Gananci, apasionada del marketing digital, especializada en comunicación online. Se niega a irse a la cama cada noche sin haber aprendido algo nuevo. Le inquietan las ideas de negocio y, más aún, aportar una mirada creativa al pequeño mundo en el que vivimos.

Twitter: @edigomben